La agenda del lider. ¡Directivo a dirigir! (3)

Continuamos la saga de artículos prácticos de dirección, esta vez con algo tan importante como es nuestra agenda.

¿Cómo la gestionamos? ¿Qué contenido tiene? ¿Qué soporte empleamos?

Obviamente, la agenda es de cada uno, por lo que en ella refiero todo lo laboral y, por supuesto, integro también cuestiones personales.

Esbozaré lo que suelo hacer y espero vuestros comentarios con lo que vosotros hacéis y los contenidos que incluis.

Contenido

Al menos, desde mi punto de vista, debería incluir:

– Asuntos puntuales así como los programados para todos los años o con frecuencia definida.

– Obviamente, todas tus citas y las de personas a tu cargo (hijos, padres,…).

– Cumpleaños de los tuyos y de tus contactos. Líder, nunca te olvides de felicitar el cumpleaños o el Santo a tu equipo y familia. Yo además lo hago extensivo al resto de mis contactos, y te recuerdo «Por qué te felicito el cumple y/o Santo en las rrss«.

– Las fechas y horas relevantes de cuestiones que afectan a los tuyos, para poder interesarte a tiempo por ellos en, por ejemplo, asuntos médicos (revisiones, operaciones,…), eventos relevantes, fechas importantes por familiares suyos, aniversarios de toda índole, etcétera.

– Santos, al menos de la gente de tu equipo, pero como antes te indicaba también de tus contactos profesionales y de la familia.

– Cuestiones familiares relevantes.

– Tus revisiones de salud y médicas.

– Las fechas de caducidad de tus documentos relevantes como DNI, pasaporte, carnet de conducir.

– Las revisiones e ITV de los vehículos que empleas.

– Las fechas relevantes en las instalaciones a tu cargo y sus revisiones obligatorias.

– Otro tipo de obligaciones legales, reglamentarias, de cliente (incluidas licitaciones), convocatorias de ayudas y subvenciones, plazos de pago, y  otros similares, a satisfacer antes de una determinada fecha e incluso hora definidas.

– Actos y eventos en los que participar.

– Ferias importantes para tu sector.

– Vencimientos de seguros, planes de ahorro y otros.

– Asuntos pendientes a realizar en un próximo periodo temporal (por ejemplo, en una determinada semana o mes).

– Festivos en otras ciudades, provincias, CCAA o países con los que tienes relación.

Gestión

Puedes llevar la agenda tradicional de papel o una electrónica. Particularmente, sólo le veo que ventajas a la electrónica y ya es la única que empleo.

La de papel no la tienes siempre encima para anotar y exige más tiempo y trabajo de revisarla para saber lo que tenemos pendiente.

La electrónica me facilita mucho el día a día:

– al estar sincronizada, la llevo encima siempre, en el teléfono, pero también la empleo en el los ordenadores del trabajo y de casa así como en la tablet.

– Es fundamental para mi la configuración de avisos. Con suficiente antelación e incluso muchas veces con varios avisos para un mismo evento, por ejemplo, en la ITV, un mes antes de su fecha de expiración además de en su propio día.

– Útil también la configuración de participantes en eventos programados.

– Importante porque me permite dejar constancia y registro de cuestiones de las que me interesará disponer en un futuro.

– Y posee una gran facilidad de búsquedas con sus opciones de realizarlo por texto, por fechas, por contacto, …

Utilizo directamente la de Google, sincronizándola en todos mis dispositivos. Los avisos que me programo son los directos del propio calendario e incluso para ciertos asuntos con autoenvío de mails previos que dejo en mi bandeja de entrada como asunto pendiente.

Líder, espero que te haya resultado interesante este resumen y me gustará seguir aprendiendo de ti. Así que, por favor, cuéntame qué más incluyes tú en tu agenda y cómo la gestionas.

Una vez más contamos con una foto de Andrés de La Ossa  para ilustrar este artículo.

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